Есть установка весело встретить Новый год

Статья вышла в журнале «Административный директор»

Автор: Мария Мартынова, руководитель отдела по работе с клиентами «Курьер Сервис Экспресс»



Подготовка к новогодним празднованиям у представителей административного сектора и маркетинговых подразделений начинается задолго до появления на улицах новогодней атрибутики. У кого-то обсуждение новогодних подарков начинается еще весной, у кого-то переходит на летний период, и, конечно, всегда есть те, кто откладывает все на осень. Но невзирая на сроки начала обсуждения, существуют базовые вопросы корпоративного поздравления, которые желательно решить задолго до начала праздников. 



Так с чего же стоит начинать и о чем важно не забыть? 



Как правило, большое внимание уделяется именно выбору подарка. Определение бюджета, согласование макетов, производство — это может занять все ваше внимание и время. Однако не стоит забывать о вопросах, которые могут как придать дополнительный блеск вашему поздравлению, так и, наоборот, испортить впечатление.

Именно детали делают ваш подарок достойным проявлением внимания и должным результатом вашего труда!

Безусловно, при определении содержания подарка важно учесть, как и куда он далее будет перемещаться. То есть повезете ли вы его лично, доверите доставку собственным водителям или используете специализированный сервис.



Опыт показывает, что момент выбора способа доставки как раз и упускают из виду. 



В результате возникают конфузы, которые потом попадают в копилку опыта «Как делать не надо». Учиться все же лучше на чужих ошибках…

Для примера приведу типичные случаи из практики, когда заказчик отправлял подарки, не обсудив их содержание с партнером по доставке, и не учел ряд тонкостей.

1. Продовольственный набор, помещенный в корзину диаметром один метр и включающий свежие фрукты, бутылки с алкоголем и иные приятности. Первоначально заказчик планировал доставку силами личного состава (персональное поздравление). Однако все заказанные корзины в офисе разместить не удалось, от перевозки сотрудниками компании в общественном транспорте и даже на личных авто в итоге отказались — предновогодние пробки, большие габариты подарков и прочее. В результате все пришлось передать на перевозку транспортной компании, и у клиента возникла незапланированная статья предновогодних расходов на перевозку негабаритных подарков.

2. Компания приобрела в подарок партнерам безе от лучших московских кондитеров. Однако после первой партии замятых пирожных заказчику пришлось изрядно потратиться на дополнительную плотную коробку, а также на дозаказ этого воздушного лакомства. Изначально десерт был упакован в обычный праздничный пакет.

3. Коллекционные вина должны были стать дополнением новогоднего поздравления, пересылаемого партнерам компании в Норильск и Нарьян-Мар. Однако они так и не исполнили своей миссии. При разгрузке борта самолета в городах прибытия температура воздуха была ниже минус 40 градусов. В результате стеклянные бутылки с вином согласно законам физики лопнули.

В таких ситуациях ненароком вспоминаются слова героя кинофильма «Чародеи»: «У вас не волшебство, а брак сплошной».

Чтобы избежать подобных ситуаций, важно уже в момент планирования поздравления продумывать схему доставки. При выборе подарка момент последующей логистики должен быть одним из важных практичных факторов для принятия окончательного решения.

Логистика — слово, которое понятно всем, но в то же время настолько емкое, что восприятие этого вида услуг может быть как очень узким, так и излишне широким. Поставщики на рынке логистических услуг доставленная радость + бережливый расход денежных средств.

Зачем все объединять, спросите вы. Такой вариант актуален по ряду причин. С точки зрения удобства управления процессом — принцип одного окна. Невзирая на комплекс работ, ведет проект и контактирует с заказчиком один менеджер. Согласитесь, при ограниченных административных ресурсах на стороне заказчика зачастую весьма сложно отслеживать качественное и своевременное выполнение обязательств по разным контрактам, разными поставщиками.

Оптимизация расходов за счет скидки, которую предложит поставщик за объем работы. Все просто — вы отдаете весь пул задач поставщику и, как правило, получаете приятный бонус в виде дисконтных программ. Здесь важно считать общую экономию за все виды работ.

 

Время – деньги 

 

В случае с новогодними подарками стоит не забывать: «Время - деньги». В буквальном смысле слова. И чем ближе конец декабря, тем более высоким становится «курс пересчета».

Конец декабря в целом волшебное время, когда улицы переполняются не только невообразимо красивой иллюминацией и украшениями, но и людьми, которые всем этим наслаждаются, готовятся к празднику, спешат на корпоративные мероприятия, улетают на Католическое Рождество в Европу и иные страны мира - и все это создает коллапс как в транспортной инфраструктуре города (абсолютно любого, не только Москвы и Санкт-Петербурга), так и в пассажирских межрегиональных перевозках.

Именно поэтому финишной точкой всех активностей с подарками должна быть зафиксирована дата не позднее 20 декабря. Оставшиеся дни - это резерв для единичных забытых поздравлений, досылов и иных, увы, неминуемых ситуаций.

Наша задача проста - сделать так, чтобы Новый год был встречен с корпоративными подарками, и при этом потраченные клиентом деньги были соизмеримы с ожиданиями.



Такое возможно?

 

Навыки в сочетании с качественным производственным и сервисным ресурсом дают уверенность и в получении достойного результата, и в разумной пропорции цена-качество. 

В организации сервиса доставки подарков важно все: склады обработки и сборки, квалификация персонала, структура внутригородской и межрегиональной логистики, сервисная поддержка опытного менеджмента, политика компании в части клиентоориентированности и гибкости в решении задач заказчика. Мы на собственном опыте осознали, что важны все составляющие, и их эффективное применение положительно отражается на репутации компании.

По завершении активностей поставщик обязан предоставить отчет по проделанной работе с детализацией видов работ и стоимостью. Ведь бюджет - это не последний вопрос в списке приоритетов. Так что тут все должно быть прозрачно и прогнозируемо.

 

…И поверьте, новогодние приятности могут быть без брака!